מאמרים

איך לאפיין דשבורד ניהולי?

לוח מחוונים (ידוע גם בשם דשבורד ניהולי)  הוא מסך, דשבורד או גיליון המציג נתונים ארגוניים בתצוגה חזותית ובמגוון רחב של אובייקטים. לוחות המחוונים מרכיבים את מערכת ה-BI ונבדלים זה מזה במטרה ובמהות השימוש. המסכים נחלקים לשלושה סוגים מרכזיים –

  • דשבורד ניהולי – זהו מסך הכניסה למערכת ה – BI  ומטרתו לספק מידע כללי למנהלים. הוא מהווה “דשבורד הבית” של החברה, אשר מיועד להציג את המידע החשוב ביותר ב”מבט על”.
  • דשבורדים אנליטיים – מטרתם לספק סביבה לחקירה מעמיקה על נתוני הארגון.
  • גיליונות  – מאפשרים להפיק דו”חות מובנים או דינאמיים על פי בחירת המשתמש.

כמו כן ניתן לעצב דשבורד ניהולי ולשמור על עיצוב.

מה מטרות הדשבורד?

דשבורד ניהולי אשר מיועד להציג את המידע החשוב ב”מבט-על” – בהתאמה לקהל היעד – ולהוות שער לתחקור ראשוני “שטוח” (ללא סינון מידע), אמור להיות גמיש לתפעול וניתן לשינוי בהתאם לצרכים המקצועיים של כל משתמש ומשתמש, כך למשל ניתן להשמיט עצמים שאינם נדרשים לתחקור הראשוני ולהדגיש עצמים אחרים כמו מדדים חשובים או התקדמות יעדים. כמו כן ניתן לעצב דשבורד ניהולי ולשמור על עיצוב דשבורד BI ביחס למסכים הנוספים במערכת באמצעות הוספת לוגו או שימוש בגווני הלוגו לעיצוב הנראות ולהדגשת האחידות.

אילו סוגים שונים של מידע דשבורדים מספקים?

  • נתוני מכירות על פני ציר הזמן ובהשוואה לנתוני העבר (יום או חודש בשנה קודמת).
  • דאטה בייס על “עשרת הגדולים” – פריטים מובילים, ספקים מובילים, לקוחות מובילים, אנשי מכירות וכן הלאה בהתאמה לעולם התוכן.
  • ניתוח וניטור מקורות תנועה לאתרי אינטרנט.
  • מעקב אחר שינויים במחירי סחורות בעולם על פני ציר זמן.
  • שינויים במחירי מניות ומדדים בבורסות שונות ברחבי העולם על פני ציר זמן.

אילו סוגים של דשבורדים קיימים?

ישנם שלושה סוגים שונים של מסכי נתונים:

דשבורד אינפורמטיבי (Informational Dashboard)

הדשבורד האינפורמטיבי נועד לייעד את משתמשי המערכת בדבר אפשרויות ומגמות שונות,  שעולות מתוך הנתונים  – כך למשל לרכז את המידע אודות הלקוחות עם פוטנציאל המכירה הגבוה ביותר, או את כל המידע על הפריטים הנמכרים ביותר במערכת, המוכרנים המובילים, הסניפים הרווחיים, קווי החלוקה היעילים, פילוח מסעות פרסום בערוצים השונים ואפשרות לביצוע השוואה בין עצמים שונים במערכת. גם המסך האינפורמטיבי ניתן לתחקור “שטוח” ללא סינון של מידע או ביצוע פעולות שמשפיעות על הנתונים, אך כאמור מטרתו היא בראש ובראשונה לספק תמונת מצב כללית על הארגון ולהציף נתונים באמצעות גרפיקות שונות, צבעים, מפות ואינספור עצמים ויכולות הקיימות במערכת ה-BI של Qlik

דשבורד אנליטי (Analytical Dashboard)

הדשבורד האנליטי הוא המסך בו מתבצע התחקור הלכה למעשה, המידע המוצג בו מפורט לפרטי פרטים, כאשר כל הקלקה על עצם במסך מובילה למידע נוסף המקושר אליו בדאטה בייס. כדי לאפשר חקירה מעמיקה המעודדת שאילת שאלות נוספות ומובילה למסקנות חדשניות חשוב להבין תחילה כיצד המסך מורכב. מערכת ה-BI מורכבת משני צדדים – הצד החזותי שהוא למעשה סביבת החקירה של המשתמש והצד ה”הנחבא” שהוא למעשה דאטה בייס ובו אוסף של טבלאות, שמחוברות זו לזו. המידע מוצג בצד הקדמי של המערכת בתצורות שונות לרבות גרפים, באר צ’אט, כתר, אובייקטים של KPI, מפות וכן הלאה. כאמור המסך האנליטי מפורט ומספק פרטים רבים על כל נושא ארגוני לדוגמה: בחקירת החנויות – יוצג מידע הנוגע לביצועים של חנות אחת אל מול הרשת כולה, עמידה ביעדים של כל חנות וחנות, פילוח דמוגרפי, מידע על משמרות המוכרנים, הוצאות, תצוגת פריסת החנויות על גבי מפה וכן הלאה.

דשבורד אסטרטגי (Strategic Dashboard)

הדשבורד האסטרטגי פעמים רבות מכונה גם דשבורד מנהלים כיוון שהמסך מיועד לצוות הניהולי בארגון ומטרתו לספק מידע השוואתי על ביצועי העסק בנקודות זמן שונות ותחזיות לעתיד. דשבורד מנהלים זה מאפשר לבצע חיתוכים שונים בגמישות רבה אך איזו מתעדכן בזמן אמת. מטרתו המרכזית הוא להצביע על מגמות, לראות את המידע מ”מבט על” ולהבין תופעות. אפיון של דשבורד ניהולי נעשה בהלימה לצרכים העסקיים והמידע המוצג מותאם לקהל היעד: כך למשל למנהלי המכירות יוצגו מדדי המכירות, עמידה ביעדים ונתונים מובילים אחרים על מוכרנים, ביצועי סניפים ותנועת לקוחות ואילו למנהל הכספים יוצג בדשבורד מנהלים מידע על חשבונות הבנק הפעילים ביותר, חשבוניות, ספקים וכן הלאה. בהיבט הנראות הדשבורד הניהולי הוא מסך מוביל במערכת ה-BI  הארגונית וככזה הוא שומר על אחידות סגנונית עם סמלים חזותיים בארגון כמו לוגו ובחירה של גוונים.

אז איך מאפיינים דשבורד?

שלב ראשון: הבנת צרכי המשתמש

משתמשים רבים המעוניינים ליישם מערכת BI בארגון או בעסק עשויים לדעת מהם מדדי ה-KPI שנחוצים להם. יחד עם זאת רק לאחר התבוננות מעמיקה בסדר יום העבודה ובעשייה השוטפת ניתן לגבש רשימה מקיפה של צרכים עסקיים, שניתן לגלם בתוך המערכת. יש לציין בהקשר זה שברוב המקרים איש הקשר הארגוני לא בהכרח יהיה המשתמש הסופי של המערכת, לעיתים מדובר על מנהל מחלקה או מנהל מתחום מערכות המידע אשר מכורך הנסיבות מוגבל ביכולת שלו לשקף באופן מיטבי את שיטות העבודה והפעולות הפרטניות שנעשות כדי להניע תהליכים.

ולכן הדרך הטובה ביותר ליצור מסמך דרישות מקיף המבוסס על הבנה מרבית של הצרכים והדרישות היא להעמיק אל תוך ההיררכיה הארגונית ולתשאל את אנשי המקצוע בפועל מספר שאלות על סדר היום, התפקיד בחברה, דרישות מקצועיות, פעולות שמגדירות אותו כעובד שמבצע את תפקידו בהצלחה, מדוע הוא מבצע פעולות מסוימות ולא פעולות אחרות, אילו כלים או נתונים חסרים לו לביצוע התפקיד, האם הוא מקבל החלטות על סמך מידע ואילו סוגי החלטות הוא מקבל. כמו כן. חשוב לבחון אל מול המנהלים מה הציפיות שיש מהעובד בקצה, באילו נתונים עליו להתמקד כדי לבצע את עבודתו ומה הציפיות ממנו.

שלב שני: הבנה והתאמת המערכת למשתמש

מדדי הארגון אינם עומדים בפני עצמם אלא מקיימים קשרי גומלין בין מאפיינים שונים בארגון ונגזרים זה מזה. כדי להציג אותם כהלכה יש להבין את החישובים העומדים מאחוריהם. כך למשל מנהל הקמפיינים רוצה לדעת את יחסי ההמרה של מסע הפרסום ולשם כך עליו לקבל מידע בנוגע לכמות ההקלקות. כך גם נכון הדבר לגבי מנהל החנות שרוצה לדעת מה הרווח היומי – לשם כך יש להבין את היחס בין הכנסות והוצאות (עלויות תפעול).

בדרך זו ניתן לגלם את צרכי הלקוח – לקבל החלטות על סמך דאטה ושבחירה של עצם במערכת תוביל למידע הנחוץ בהקשר המתאים. כאשר המידע מוצג בהלימה לתהליכי העבודה ומבנה הנתונים בבסיס הנתונים תומך את דרישת המשתמש ביישום, קל יותר להבין את ההקשרים ולבצע שימוש יום יומי במערכת.

שלב שלישי: הגדרת יעדים

הגדרת היעדים מבוססת על האפיון הראשוני וכוללת את רשימת העצמים בדשבורד, המדדים והממדים שנמצאים בהלימה מלאה לתהליכי העבודה. בשלב הזה בוחנים יחד עם הלקוח ממה יהיו מורכבים עולמות התוכן שהוא רוצה להציג ולנתח. ניתן להיעזר בדוגמאות שונות להרחבת האפשרויות ולשלב אותן בדרישות האפיון. לאחר מכן יוצרים מערכת בגרסת דמה, שמשקפת באופן הקרוב ביותר את התוצר הסופי שיפותח עבור הלקוח ומהווה כלי מהותי לתיאום הציפיות בשלב האפיון. בגרסת הדמה ניתן יהיה לבחון את סינון המידע, סוג העצמים בכל דשבורד, אילו מטבעות יוצגו במערכת, מה תהיה שפת המערכת, אילו מסכים ירכיבו את המערכת ומה המטרה של כל דשבורד ודשבורד.

עיצוב הדשבורד

דשבורד BI הוא “שולחן העבודה” ולמעשה הסביבה המרכזית בה המשתמש צופה בנתונים, מבצע חקירה ראשונית ומעמיקה, מפיק דוחות ולבסוף מקבל החלטות המשפיעות על הפעילות העסקית. עיצוב דשבורד BI הוא מרכיב משמעותי בהצלחת פרויקט ה-BI ובשנים האחרונות יותר ויותר מפתחים מאמצים גישות השומרות על פשטות באופן את תצוגת הנתונים הנחוצה למשתמש ושימוש בעצמים שונים המקלים על זכירת מידע. הנה כמה מאפיינים המגדרים עיצוב דשבורד BI מוצלח:

  • יצירת סביבת עבודה נגישה ונעימה לעין – עיצוב דשבורד BI נקי, מדויק ומתומצת, חף מאינפו-גרפיקות המכבידות על העין, מקל על ההתמצאות במסך ושומר על היגיון בסידור הנתונים. הדבר יעודד שימוש נרחב במערכת וישיג את מטרתו. שמירה על ארגון המידע שיקל על השימוש במוצר, מסכים המציגים רק את המידע הנחוץ למשתמש.
  • עדכונים בזמן אמת – מעודדים את השימוש השוטף במערכת ומקלים על קבלת עדכונים ממגוון רחב של מקורות. כך למשל ניתן לממשק למערכת תיבות הודעות מרשתות חברתיות (ולייתר את הצורך להתחבר לרשתות שונות ולעבוד מחוץ למערכת) ניתן לבצע מעקב על גבי מפה לקווי שילוח ומשלוחים, ניתן לעקוב אחר שינויים שבוצעו במסמכי Google Docs וכן הלאה.
  • מתן עדיפות למסרים חזותיים – לדוגמה שימוש בסמלילים המציינים את מזג האוויר, שימוש במוטיבים מעולמות ה-UI, הקפדה על בחירת הגוונים, עיצוב דשבורד באמצעות יצירת פרשנות עיצובית מגווני הלוגו של הארגון ושימוש בהם באזורים שונים במסך ובפרט שימוש בצבע כדי לעורר תגובה רגשית ולהפוך את השימוש השיטתי לשימוש חוויתי.
  • רספונסיביות – רספונסיביות הינה יכולת התגובה של המערכת לכל מסך באשר הוא – התאמת התוכן לגודל של מחשב נייח או נייד, מסך טאבלט ומסך סמארטפון. כך שאם המשתמש רוצה לחקור עניין מסוים, לבחון נתון, מפה או גרף הוא יכול לעשות זאת מכל מכשיר. הרספונסיביות מעודדת להשתמש במערכת באופן שוטף וקבוע. 
  • המחשה חזותית של מידע באמצעות מגוון רחב של גרפיקות במטרה להפוך מידע מילולי למיצג חזותי שנקלט טוב יותר בעין האנושית. בין הגרפיקות השונות ניתן למצוא:

תרשימי עוגה (Pie Charts)

תרשימי עוגה ידועים גם בשם דיאגרמת עוגה או פאי בדומה לצורתם המעגלית שמחולקת לגזרות (“פרוסות עוגה”), המתארות חלקים שונים בעלי שונות כמותית-יחסית מתוך השלם, כלומר ככל שהגזרה גדולה יותר כך היא מייצגת חלק גדול יותר מתוך השלם . באמצעות התרשים ניתן להשוות בין חלק אחד המרכיב את השלם לבין השלם כולו. דוגמאות לתרשימי עוגה רווחים במערכות -BI : מה היקף ההכנסה של לקוח מסוים ביחס לכלל ההכנסות, מה היקף ההכנסות של חנויות מסוימות ביחס לרשת, מה היקף ההוצאות על נסיעות במונית מסך כלל ההוצאות על הסעות עובדים, מה היקף ההכנסות משוקולד לבן ביחס לכלל ההכנסות מקטגוריית השוקולדים וכן הלאה. יעילות תצוגת המידע בגרף עוגה עולה כאשר ישנם עד חמישה פלחים שמרכיבים את השלם.

עמודות (Bar Charts)

גרף עמודות (ידוע גם כגרף מוטות או גרף מקלות) משמש לתצוגה של נתונים מספריים בצורה גרפית. הגרף מורכב משני צירים – ציר אנכי וציר אופקי, כאשר הציר האנכי מציין הצטברות/ היקף גידול או היקף דעיכה ואילו הציר האופקי מציין את הנתון הנמדד. לדוגמה: כאשר מעוניינים לבחון את היקף הוצאות החשמל השנתי, הרי שהציר האנכי יציין את טווחי סכומים ( 0,500,1000,1500) ואילו הציר האופקי יציין את בכל עמודה את חודש ההוצאה. ניתן לבצע השוואות על פני אותו גרף (השוואה לשנה קודמת למשל) ואף לבצע תת-חלוקה נוספת באמצעות חלוקת כל עמודה ועמודה לחלקים שונים וצביעתם בגוונים שונים. 

גרפים

הגרפים בדשבורד מנהלים מספקים תצוגה חזותית למידע כמותי ומקלים על ההשוואה בין פריטי מידע שונים בהתייחסות ליחידות מידה. באמצעות הגרפים המשתמש יוכל לזהות בקלות ובמהירות קשרים בין נתונים שונים ולאתר מגמות וחריגות. בגרפים עתירי נתונים נהוג להיעזר במערכת צירים תלת-ממדית אך הגרפים הרווחים ביותר הם דו-ממדים והם מורכבים מציר אופקי ומציר אנכי. הציר האופקי מציין את הנתון עליו נשאלת השאלה והציר האנכי משקף את הצטברות הנתון בצורה לינארית. כאמור מלבד גרף עמודות ניתן להציג נתונים גם בדיאגרמת עוגה, גרף רציף וגרף נרות יפניים.

גרפים ללא קנה מידה

בדשבורד מנהלים מוצגים גרפים קטנים, ללא מערכת צירים שמטרתם להציג כיוון אודות התפתחות של מגמות (אם ערך נמצא בכיוון עליה או ירידה וכן להבליט נתון מסוים). גרף זה חוסך במקום במסך, מדגיש את מה שחשוב למשתמש – למשל כמות הכנסות יומית, היקף מכירות תקופתי, שיעור באחוזים עד להשגת יעד מסוים. את הגרפים ללא קנה מידה ממקמים בדרך כלל בסמיכות למדד ה-KPI ובראש המסך. נהוג ליצור הבחנה בין המדדים השונים באמצעות צבע.

לוחות תוצאות (Scorecards)

לוח בקרה לתוצאות או טבלת תוצאות הוא גרף נוסף, שמציג נתונים מצטברים הנוגעים לתוצאה של פעולה מסוימת. השימוש בגרף זה רווח במגוון יישומים עסקיים, ביניהם אתרים למסחר בבורסה, תוצאות של ענפים ספורטיביים וכן הלאה. בגרף מצוין שם המוצר, הקבוצה, השחקן או ישות אחרת במערכת, התוצאה האחרונה שהביא (למשל מחיר הקניה או המכירה של מניה, תוצאה  ספורטיבית, כמות מכירות יומית ­– אם מדובר על לוח תוצאות שעוקב אחר המכירות) ובעמודה נוספת מצוינת המגמה. האם חלה עליה או ירידה בתוצאה בהשוואה לתקופה קודמת. בשורה התחתונה של הגרף מופיעים סיכומים למשל מהו סך המחזור או מה היקף המכירות המצטבר וכמה תנועות הצטברו בתקופה הנמדדת.

חווית משתמש

מערכת ה-BI משמשת ככלי לחקירת נתונים במטרה להגיע להחלטות עסקיות. מחד ניתן לעבוד עם המערכת בתצורה טבלאית לחלוטין, לעייף את העין ולהביא לכך שהמשתמש מאבד עניין ומנגד אפשר לשפר את חווית החקירה העסקית עם מגוון רחב של מיצגים חזותיים אותם העין האנושית קולטת וזוכרת טוב יותר ממסרים מילוליים או מספריים. עיצוב דשבורד BI כולל מיצגים חזותיים אשר באים לידי ביטוי בתרשימים, גרפים, תמונות, סמלילים, גוונים, סרטונים, אנימציות, איורים, מפות ותמונות בדשבורד מנהלים ובכל מסך אחר במערכת. יחד עם זאת כאשר מאפיינים חווית משתמש יש לשים את הדגש על ארגון נכון של המידע, שכן עודף של אינפו-גרפיקות, מסרים קופצים ותנועה בדשבורד BI עלול ליצור עומס מחשבתי ולגרום לרתיעה אך היצמדות ליחס “הזהב” (עיקרון המגיע מעולם העיצוב) יסייע בשמירה על דשבורד BI מרווח, “נקי” לעין ומזמין. בהקשר של מסכי BI ובלוח בקרה –האיכות עולה על הכמות ולכן העצמים שיבחרו למסך יכילו את המידע העדכני והרלוונטי ביותר, שנוגע במישרין למהות התפקיד של משתמש המערכת ושיעודד אותה להתמיד בחקירה.

פילטור וסינון

מערכת ה-BI כוללת מסנן מידע מובנה (פעולת הפילטור) שמציג מידע בחיתוכים שונים במטרה לסייע בתהליכי קבלת החלטות. הסינון המתאפשר במערכת הוא אינסופי וניתן באמצעותו לחתוך כל מידע, גורם, תכונה או סממן בתצורות שונות וכך להגיע להבנה טובה יותר של הקשרים בין הנתונים השונים. יש לציין שמסך הבית – דשבורד מנהלים – מאפשר חקירה ראשונית בלבד ויכולת הסינון מיוחסת למסכים האנליטיים ולמסכי הדוחות.

במוצרי Qlik בחירה בערך מסוים בשדה תציג בפני המשתמש את המידע המקושר אליו באופן ישיר וגם את המידע המקושר אליו באופן עקיף. לדוגמה: רשימת המוכרנים המובילים במחוז מסוים תציג גם את רשימת המוכרנים המובילים במחוז אחר וגם את רשימת המוכרנים שביצעו את מספר העסקאות המועט ביותר במחוז. לחיצה על שם של מוכרן תחשוף את כלל העסקאות שביצע בתקופת חיתוך המידע ולחיצה על מוצר שמכר תחשוף את רשימת המוכרים הנוספים שמכרו את אותו מוצר ואף למי הוא נמכר. הסינון מתאפשר ברמות עמוקות יותר ובכך מקדם את החקירה בעזרת חשיפה של הקשרים נוספים בתוך הדאטה.

מערכת הסינון נגזרת מטבלאות האקסל שמהן נמשך המידע ומכילה את העמודות שניתן לסנן (שם, גיל, סוג מוצר, מדינה, תאריכים וכן הלאה). כמו כן המערכת פועלת במסכי הדוחות ומאפשרת לבצע חיתוכים בתוך סטטיסטיקות ולהציג היבטים מסוימים בתוך הדוח עצמו (למשל חיתוך על פי קבוצת גיל, קטגוריות מוצרים או תכונות אחרות). בדרך כלל הפילטור ימוקם בחלקו העליון של המסך ויפתח מסך חיפוש נוסף (ממש כפי שרואים במעבדי תמלילים מודרניים) ניתן יהיה לאפס את הפילטור בלחיצת כפתור וללחוץ על סגירת חלון הפילטור כדי לפנות מקום במסך.

בניית דשבורד ניהולי ב – Qlik

חברת Qlik Israel הנציגות הרשמית של Qlik העולמית מציעה מספר מערכות BI המותאמות לשימושים שונים. מוצרי Qlik מבוססים על פלטפורמה אינטרנטית הכוללת מסכים שונים לרבות לוח בקרה המתעדכן בתדירות גבוהה, שמאחוריה עומד מנוע אסוציאטיבי מוגן בפטנט אשר מושך מידע ממספר אינסופי של מקורות, מסנן ומעבד אותו ושולח אותו בהקשר המתאים אל מסכי העבודה. בדרך זו ניתן להבטיח מהירות ושמירה על עדכונים גבוהים של הדאטה בייס.

נוסף לכל במערכת המידע של – Qlik ישנו רכיב Self Service מובנה המקל על מהלך החקירה ומאפשר לחקור את הדאטה מכל כיוון אפשרי ללא הגבלת שאילתה. מסכי המערכת ניתנים אף הם לעיצוב ולתכנון עצמי בידי המשתמש וכוללים ממשק אינפו-גרפיקה מתקדם המקל על קריאת המידע, הפקת דוחות, בנייה של דוחות דינאמיים מתוך מסכת הנתונים במערכת ואף בנייה של מצגות (ממשק ה-STORY) באמצעות צילום מסכים מהמערכת.

מערכת פילטור מתקדמת מאפשרת לחקור את הנתונים בקלות ובמהירות ולגלות תובנות נסתרות בתוך הדאטה ביעילות ולהגיע למסקנות חדשניות המבוססות על הקשרים בין נתונים שונים. עם מערכת ה-BI של Qlik  חקירת מידע עסקי הופכת לחוויה חזותית עשירה ומסקרנת המעודדת את השימוש השוטף במערכת ומובילה את תהליכי קבלת ההחלטות בארגון.

לרשות עסקים בסדר גודל בינוני ומעלה המעוניינים לשלב את מערכת ה-BI של Qlik  בארגון אנחנו מעמידים צוות מיומן לאפיון המערכת, פיתוח, הטמעה, הדרכה וליווי המשתמשים לאורך השימוש במערכת.

כותבת המאמר עדי עזרא, מנהלת פרויקטים ב Qlik ישראל

    בואו לפגוש את הנתונים שלכם מקרוב

    מלאו פרטים כאן ונחזור אליכם בהקדם

    חייגו אלינו חייגו אלינו צור קשר צור קשר צור קשר לאתר תמיכה