מערכת ה-BI היא כלי ניהולי לקבלת החלטות, בעל מנוע עוצמתי המרכז מידע ממקורות שונים ומציג אותו באמצעות תרשימים, גרפים וטבלאות:
- הוא הופך מידע לידע
- בעל יכולת ספיקת נתונים גבוהה המאפשרת חקירה חופשית ללא כל תלות בצוותי פיתוח
- מאפשר לגלות מגמות "נסתרות" בתוך רשומות מקושרות (ועל כל זה יורחב בהמשך)
לפניכם מספר נקודות עיקריות, שיסייעו בבואכם לבצע אפיון למערכת ה-BI הארגונית.
אפיון כלי – BI
בשונה ממערכות ERP מובנות, הן מבחינת המסכים, השדות והכפתורים והן מבחינת תהליכי העבודה, פלטפורמת ה-BI (בינה עסקית) של Qlik חולקת מבנה רעיוני המזכיר פלטפורמות של אתרי אינטרנט כיוון שהיא נגישה, גמישה ומאפשרת מגוון ויצירתיות. יחד עם זאת יתרונה הגדול הוא גם חסרונה, כיוון שמצב זה מזמן את ה"סכנות" הבאות:
- היא עלולה לייצר את הרושם שהמערכת צריכה להיות "גדולה" והדבר יהווה מכשול לעסקים או ארגונים שאינם בקיאים בעבודה עם מערכות BI או לא נעזרים בטכנולוגיה באופן שוטף.
- הסיבה השנייה היא התכנון והתהליך – על אף היכולות האינסופיות של המערכת, הדרך הנכונה ליישם אותה היא להתחיל בקטן בהיבט המסחרי וברמת הפיתוח ולהמשיך בתהליך בהתאם לקצב והשינויים בצמיחה העסקית.
- סוד ההצלחה של מערכת ה-BI הוא בתכנון האיכותי, שבא לידי ביטוי בבהירות ובמתן מענה לפערים העסקיים.
במה שונה אפיון המערכת מפיתוח המערכת?
אפיון המערכת מבוסס על ניתוח מעמיק של הדרישות העסקיות לרבות:
- הגדרת נושאים, היקף ועומק נדרש ע"פ היחידה העסקית (הלקוח), ריכוז מקורות מידע
- הגדרת טבלאות לרבות קשרים לוגיים
- הגדרת ישויות ואת קשריהן הלוגיים
- הגדרת שדות
הרעיון העומד מאחורי כל אלו הוא ליצור את המודל שעליו מתבסס הדאטה ומעליו לבנות שכבה נוספת שהיא הצגת הנתונים באופן וויזואלי שיהווה "חלון הראווה של הנתונים", שערכו ומהותו באים לידי ביטוי בתכנון שנעשה "מאחורי הקלעים" .
דוגמאות לאפיון מוצלח של מערכת BI – Best Practice
אפיון מוצלח מונע סימני שאלה, מייצר סימני קריאה ומאפשר את המשך התהליך. על מנת לאפיין בצורה מיטבית מערכת BI יש להכין את הדברים הבאים:
- מסמך מקיף, תכליתי, חד משמעי, ושאינו נתון לפרשנות. המסמך מאפשר את תחילת בניית המערכת ומגדיר מורכבויות בשפה בהירה, לרבות התייחסות לבסיסי הנתונים של הארגון, לקשרים בין נתונים אלו ולהיבטים הטכניים של השדות והטבלאות.
- התייחסות מפורטת לכלל הצרכים העסקיים.
- מסמך ייחוס מחייב, המפרט את תכולת העבודה ועל פיו יחושבו שעות העבודה לחיוב.
- נספחים טכניים מפורטים יכולים להיות מצורפים בסוף המסמך.
שיטת העבודה
שיטת העבודה מבוססת על פורמט אחיד המפרט את הסעיפים הכלולים באפיון ולא פחות חשוב – את מה שלא כלול באפיון, וזאת על מנת למנוע אי הבנות וסימני שאלה. לדוגמה:
בשלב הראשון של הפרויקט לא ניתנת התייחסות לאפיון הרשאות, אך אין זה אומר, שבשלבים מתקדמים יותר יוחלט לאפיין את עניין ההרשאות. גרסאות מסמכי האפיון מגדירות את מהות השינוי, התיקונים והתוספות, כך שבתוצאה הסופית הן המאפיין והן הנהלת הארגון מבינים את תכולת העבודה ואת תצורת המערכת אותה הם מקבלים.
כמה זמן נדרש לאפיון מערכת?
התשובה לשאלה טמונה במורכבות המערכת. ישנן מערכות פשוטות יחסית שניתן לאפיינן תוך ימים ספורים, וישנן מערכות מורכבות בארגונים עתירי ידע ומרובי משתמשים, שעבורן נדרשים תהליכי אפיון ארוכים ומספר גרסאות לכל אפיון. ככל שהתהליך איטרטיבי (לולאתי) יותר – משך זמן האפיון מתארך. גם התקציב משפיע על משך זמן האפיון, אך הגורם המשמעותי ביותר להתייעלות הוא היכולת של הלקוח להגדיר את צרכיו, עולמות התוכן שהוא רוצה לתחזק ואת הפערים, שעליהם הוא מעוניין לתת מענה.
אילו פרטים מוגדרים באפיון?
לכל ארגון יש צרכים ייחודיים, שמתורגמים לרמת השורה הבודדת ומוגדרים במסמך האפיון לרבות:
- לוגיקות ייחודיות
- מטבעות
- שפת המערכת
- התקופה אשר עליה יודגמו הנתונים
כאשר נקודת ההנחה הבסיסית היא שהמערכת משמשת כתחנת עבודה One-Stop Shop ובמסמך האפיון מפורטות העלויות הנלוות (ETL) לרבות חיבור למקורות מידע חיצוניים ברשת, למשל חיבור לשערי מטבע ממקור ספציפי ומוגדר ברמת התקופה וסוג המטבע, או חיבור למערכות SAP, הכולל עלות נוספת המשולמת ל- SAP.
אילו הכנות נדרשות לתהליך אפיון מערכת ה – BI?
מערכת BI איכותית מצביעה על התאמה בין נתוני המקור לנתונים שנטענו במערכת. במסמך האפיון מצוינת תדירות טעינת הנתונים ומהו פרק הזמן שאלו עוברים ריענון. פעמים רבות, טרם תהליך האפיון נגלים פערים גדולים בין הערכת הארגון ביחס לאיכות נתוניו לבין המציאות בפועל. לדוגמה: מודל המזין נתונים של מספר חברות בקבוצה עשוי להציג בדו"ח פערים המסתכמים במיליונים רק כיוון שבסיס הנתונים (Data Base) מלכתחילה לא היה מעודכן. חשוב לזכור, שמערכת הבינה העסקית משרתת את הארגונים, והמכונה, בשונה מהזמנת נתונים ידנית בקובץ אקסל, לא טועה. אפיון מיטבי של מערכת ה-BI מסייע להימנע מבעיות אלו. יחד עם זאת, כדי להשיג רמת אמינות גבוהה, נדרש לטייב את הנתונים.
כיצד מאשרים את האפיון הסופי?
חשוב לציין שמסמך האפיון הוא דו צדדי וניתן לתקן אותו. המסמך מיועד ללקוח ושייך ללקוח ומהווה את בסיס העבודה להמשך תהליך בניית המערכת והפיתוח. לעיתים, בסיום האפיון נקבעת ישיבת הקראה, שמטרתה להסביר את המסמך, לתקן את הפרטים ולבהר את מה שעשוי להתפרש באופן דו משמעי.
לסיכומו של עניין עיקר האפיון בנוי מארבע הנקודות הבאות:
- דרישות עסקיות – צרכי הארגון והפערים הקיימים ביחס למצב הרצוי.
- מקורות המידע – אשר משפיעים ישירות על המידע שניתן להפיק.
- ממדים – האופן בו יבוצע קיבוץ המידע וחיפוש המתמקד בעולם התוכן, שמעניין את הארגון.
- מדדים – מתוכם ניתן לזקק את ה – Key Performance Indicator (רווחיות, הכנסות ותקציבים = KPI)
ייחודיות פתרון ה-BI של Qlik
מערכת ה-BI של Qlik מאפשרת לקבל תמונת מצב עמוקה על המידע הארגוני באמצעותה ניתן לחקור את הדאטה במגוון תצורות ולהבין לא רק את מה שקורה בפועל אלא גם את מה שלא קורה ורצוי שיקרה. לדוגמה: להבין מדוע מוכרים מוצר מסוים ובנוסף להבין מה לא נמכר, מי לא מכר ומהם מאפייני הלקוחות, שלא רכשו את המוצר. היכולת הזאת מתאפשרת הודות למנוע האסוציאטיבי (פטנט רשום) המציג לא רק את המידע עליו נשאלה השאלה אלא גם את הנתונים הקשורים אליה. הנה שתי דוגמאות שממחישות את אופן הפעולה של מנוע זה:
הדוגמה הראשונה סוקרת פעילות בשנה קלנדרית אחת, אך המנוע האסוציאטיבי מציג את יתר השנים (כנתון הצבוע באפור). דוגמה נוספת עוסקת בחקירה של מכלול לקוחות. אם מכירה בוצעה לאוכלוסייה של 98 לקוחות מתוך 100 הלקוחות של הארגון, אזי המערכת תציג את כל 100 הלקוחות, כאשר השורות המיוחסות לשני הלקוחות הנותרים צבועות בגוון אפור.
לפרטים נוספים צרו קשר tel:+97233763533
כותב המאמר: ניר רוזן, מנהל קבוצה ב – Qlik Israel
