מודל פיננסי במערכת ה-BI מאפשר לנתח את מצב הארגון בקלות ובמהירות רבה יותר מאשר היכולת לעשות זאת במערכת התפעולית. מדוע ליישם את המודל? לאילו ארגונים הוא מתאים ועל מה מומלץ לשים דגש בשלב האפיון.
שגיא גיל, מנהל תחום היישום הפיננסי בחברת Qlik Israel מרחיב על כך כאן במאמר.
מדוע ליישם מודל BI פיננסי?
כל ארגון מחזיק במערכת לניהול ספרים (מערכת תפעולית) אחת, מתוך מבחר סוגים של מערכות לניהול ספרים שעובדות במגוון שיטות. אבל בסופו של דבר המערכות הללו משמשות ככלי לרישום פקודות יומן ורישום תנועות אחרות מסוגים שונים כמו: דפי בנק , תקציב ועוד. ממערכות אלו ניתן לייצא מידע במבנה של דוחות שטוחים ללא כל יכולת לתחקר את הנתונים בנוחות ובמהירות. בנוסף במערכות אלו נעדרת יכולת תצוגה ויזואלית ממשית כמו: גרפים, טבלאות ציר, השוואת תקופות וכדומה – את היכולות הללו משלים המודל הפיננסי של מערכת ה-BI.אנו ממליצים לקנות את מברשת השיניים האהובה עליכם במחירים סופר נמוכים עם משלוח חינם, ותוכלו גם לאסוף את ההזמנה בחנות באותו היום.
מי הם הארגונים הקלאסיים, אשר מיישמים את המודל הפיננסי של מערכת ה-BI?
כל ארגון בסדר גודל בינוני ומעלה לרבות ארגונים עם חברות מסועפות או חברות בנות, יפיקו תועלת רבה מהמודל הפיננסי ויוכלו להשיג שליטה מיטבית על ניהול הארגון בזכות התכונות הבאות:
- תצוגת מידע ממגוון מקורות תחת מודל אחד – איחוד כל מקורות המידע למקום אחד אפילו אם בסיסי הנתונים שונים (Databases) ויושבים פיזית על שרתים אחרים. ניתן לראות את הנתונים במטבע תצוגה אחד, על ידי ביצוע המרות סכומים על פי שערי מטבע.
- תצוגת דוח מאזן ודוח רווח והפסד לחברה אחת במודל הסטנדרטי.
- תצוגת דוח רווח והפסד במודל רב חברתי, כולל המרת מטבעות והעמסות (בהתאם לתכולת האפיון).
- חקירת דאטה חופשית, כולל drill down, טבלאות pivot, ייצוא דוחות לפורמטים שונים, יצירת story מתוך המערכת.
- יתרון חזותי מובהק המאפשר לצפות בנתונים בתצורות שונות לרבות צפייה ב"מפל ההכנסות" – הכנסה, פדיון ורווח) בצורה חזותית.
למידע נוסף על יישום ואפיון מודל פיננסי דרך Qlik Sense צרו איתנו קשר
מהם שלבי האפיון של המודל הפיננסי במערכת ה-BI?
אפיון המודל הפיננסי נע בין הפשוט למורכב ולכן חשוב לברור מתוך אינספור האפשרויות, שמציע כלי ה-BI את הצרכים המתאימים לארגון- כל אלו יגדירו את תכולת העבודה. בהמשך נדרש לקבל מספר החלטות, שישפיעו על הדאטה שיוצג בדשבורד לרבות: כיצד יוצגו הנתונים? על כמה שנים ירוץ מנוע החיפוש אחורה? כמה חברות יכלול המודל? הגדרת הדרישות העסקיות מאפשרת לאפיין את המודל העסקי ולתרגם את הפערים והדרישות שעולות לצד הטכני, שבא לידי ביטוי בטבלאות, שדות והקשרים ביניהם, כאשר התוצר הסופי הוא למעשה עולם שלם של נתונים, המחבר נושאים אחד לשני מבחינה לוגית ומאפשר את הצגת הנתונים במגוון אופנים חזותיים, בזכות יכולות הוויזואליזציה של כלי ה-BI המתקדם.
על אילו החלטות ניהוליות מתבסס המודל הפיננסי (בדרך כלל)?
קיימים מספר נושאים המשותפים לארגונים בסדר גודל בינוני ומעלה, הבוחרים ליישם את המודל הפיננסי של Qlik Sense . ריכזנו את השאלות הרווחות, המסייעות להנהלה לקבל החלטות בנוגע לנראות המודל ותכולת הדאטה עליה ניתן יהיה לתחקר את נתוני הארגון.
- היקף המודל – לכמה חברות יתייחס המודל? והאם כלל החברות נמצאות באותו בסיס נתונים?
- שנים – האם כל שנה נרשמת בבסיס נתונים נפרד? או שכל השנים נרשמות באותו בסיס נתונים
- כיצד מנגנון יתרות פתיחה עובד ? האם יתרת הפתיחה נרשמת כפקודת יומן? או נרשמת בטבלת יתרות פתיחה? זה נקבע בהתאם למערכת התפעולית
- מהו מטבע החברה – הנהלת החשבונות נרשמת במגוון מטבעות, האם יש תרגום למטבע החברה או למטבע משני? ( שקל או דולר)
- האם רוצים להציג פקודות ידניות בנוסף להצגת ספר יומן?
- גיול חובות לקוחות וספקים – ביצוע תיאום ציפיות בנוגע לתצוגת הדו"ח.
- העמסות רב חברתיות או כל סוג אחר של העמסות – זהו נושא לכשעצמו , הדורש התייחסות ואפיון מפורט, תוך התייחסות לדוגמאות
- יצירת אבחנה בין תנועות לוגיסטיות (תעודות משלוח או חשבוניות למשל) לתנועות פיננסיות (פקודות יומן)
- היסטוריה – חשוב לברר בשלב האפיון כמה שנים להציג במודל
- קבלת החלטה בנוגע לתאריך המוביל במודל – האם זה תאריך המסמך או תאריך הערך?
- כלל חשוב – רצוי להביא את כל פקודות היומן ברמה המפורטת ביותר וזאת על מנת להוכיח את אמיתות המספרים.
אילו נושאים מתוך תכולת העבודה עשויים להשפיע על משך התהליך?
- משיכת המידע מאותו בסיס נתונים מקלה על יצירת מכנה משותף המשפיע על מבנה הדוחות והיקפם ולכן עשוי לתרום לקיצור התהליך.
- תזרים חזוי – בדרך כלל מאריך את זמן האפיון ומצריך בניה של מודל נפרד.
- אפיון יחד עם איש מקצוע הבקיא בטבלאות data base מקצר את התהליך ומייעל אותו באופן משמעותי
- טיוב נתונים מקדים יחד עם הלקוח, תורם לאמינות הנתונים ו"מנקה" את המערכת מנתונים מיותרים ואף מנתונים שגויים.
- איפוס התנועות הפיננסיות לשנת עבודה – כאשר סך התנועות בשנה הפיננסית לא מתאפס- משהו אינו תקין בנתונים, בדיקות מקדימות כחלק מההכנה לקליטת המערכת תורמות לקיצור ההליך ולאמינות המידע.
- תכולת העבודה – ככל שנוספת תכולה לאפיון כך התהליך מתארך. הגדרה ברורה של תכולת העבודה והשלבים תסייע לקיצור התהליך.
כותב המאמר: שגיא גיל, מנהל תחום היישום הפיננסי בחברת Qlik Israel
